KL-Kuntahankinnat Oy:n, kuntien ja valtiovarainministeriön JulkICT-toiminnon yhteistyönä on käynnistetty kilpailutusjärjestelmän KuntaIT projekti, jonka tavoitteena on hankkia, kehittää ja keväästä 2012 tarjota palveluna ja puitejärjestelynä sähköinen työväline kilpailutusten suorittamiseen.
Olemme
Hankinnat.fi-sivustolla voineet tutustua Julkisten hankintojen neuvontayksikön kesällä 2011 tekemään selvitykseen markkinaoikeuden (MAO) oikeuskäytännöstä hankintapäätösten osalta. Selvityksessä käytiin läpi 406 MAO:n antamaa päätöstä. Tarkastelu kertoo, että hankintaprosessissa eniten ongelmia ja virheitä tapahtuu tarjouspyynnön laatimisessa ja saatujen tarjousten käsittelyvaiheessa. Hankintayksiköille näyttäisi olevan haasteellisinta vertailuperusteiden asettaminen, niiden kuvaaminen tarjoajille ja edelleen vertailuperusteiden soveltaminen tarjousten käsittelyssä. Toki täytyy muistaa, että onnistuneesti läpivietyjä kilpailutusprojektejakin tehdään paljon ja hyvällä osaamisella, niistä vain puhutaan julkisuudessa vähemmän.
Toinen osapuoli julkisen hallinnon kilpailutuksissa ovat yritykset ja palvelutuottajat tarjousten tekijöinä. Tarjoajien puolella paljon aikaa ja vaivaa eli niin sanottua hallinnollista taakkaa aiheuttaa erilaisten kilpailutuksissa pyydettyjen tietojen ja todistusten toimittaminen.
Helpotusta kilpailutuksen työvaiheisiin hankintayksiköissä ja yrityksissä
Sähköinen kilpailutusjärjestelmä pyrkii vastaamaan nykyisiin ongelmiin. Luvassa on selainpohjainen järjestelmä, jossa on mahdollista määritellä erilaisia käyttäjärooleja ja työskennellä halutessaan yhteistoiminnallisesti, asettaa monipuolisesti valintakriteerejä, hyödyntää erilaisia mallipohjia ja kirjastoja ja saada prosessin lopputuloksena automaattisesti hankintapäätös.
Kilpailutusjärjestelmäprojekti on hyvässä vauhdissa. Kunnat ovat mukana määrittelemässä palvelun sisältöä ja toiminnallisuutta, on käyty teknistä vuoropuhelua potentiaalisten IT-toimittajien kanssa ja myös yrityksiltä on kysytty heidän tarpeitaan järjestelmän tulevina käyttäjinä.
Tavoitteena on saada tarjouspyyntökokonaisuus valmiiksi lokakuussa 2011 eli ihan lähiaikoina, ja valita sopimustoimittaja vuoden 2011 aikana. Kilpailutusjärjestelmän hankinta perustuu näkemykselle, että kaikkea hyvää ja tarpeellista ei voi saada heti vaikka haluaisi. Yhteinen rahoitus mahdollistaa sen, että osa toiminnallisuuksista – esimerkiksi dynaaminen hankintajärjestelmä – on jatkokehityskohteita. Osa järjestelmälle asetettavista vaatimuksista, esimerkiksi sähköinen huutokauppa, on pakollisia, mutta valitulle toimittajalle annetaan tarvittaessa vuosi aikaa niiden toteuttamiseen. Järjestelmävaatimusten toteuttamisaika alkaa puitesopimuksen allekirjoittamisesta, eli tammikuusta 2012. Yhteisprojektissa on myös mahdollista panostaa järjestelmän toiminnallisuuden ja suorituskyvyn huolelliseen testaamiseen ja tietoturvan luotettavaan auditointiin ennen järjestelmän käyttöönottoa kunnissa.
Keväällä 2012 on tarjolla moneen tällä hetkellä manuaalisesti hoidettavaan työvaiheeseen helpotusta tuova järjestelmä. Kilpailutusjärjestelmä sähköistää prosessit tarjouspyynnön laatimisesta hankintapäätökseen yleisimmin käytetyissä hankintamenettelyissä, eli avoin ja rajattu menettely, neuvottelumenettelyt, puitejärjestelyn minikilpailutus. Järjestelmästä on integraatio HILMA-hankintailmoitusjärjestelmään.
Rahoitus kunnilta – hyötyä kunnille
Kilpailutusjärjestelmäprojektia rahoitetaan valtionavustuksella, joka koostuu suoraan kuntien valtionosuusmomentilta siirretystä rahoituksesta. Vuositasolla KuntaIT:n hanketoiminnan kokonaisrahoituksen suuruus eri hankkeisiin on ollut enimmillään 5 M€. Keskeinen painopiste KuntaIT-toiminnassa on ollut kunnallisen palvelutoiminnan kehittämiseen tähtäävien hankekokonaisuuksien muodostaminen ja toteuttaminen yhdessä kuntatoimijoiden kanssa. Hankkeiden käynnistämisestä ja tavoitteista on päätetty yhdessä kuntasektorin kanssa. Monet KuntaIT-hankkeet ovat jo valmistuneet tai päättymässä, mutta kilpailutusjärjestelmäprojekti jatkaa kesäkuuhun 2013.
Kannattaa siis vähintäänkin seurata, miten asia etenee. Ja ennen kaikkea, kun on aika, tehdä sellaisia päätöksiä, joilla saadaan oman kunnan hyödyksi kuntien valtionosuuksista saatua yhteistä kehityspanostusta. Miksi keksiä pyörää uudestaan ja vain omin voimin?
Lopuksi on pakko huomauttaa, että paraskin sähköinen järjestelmä on vain tukitoiminto. Toivottavasti jatkossa hankintayksiköille vapautuu aikaa keskittyä hankinnoissaan ja sopimushallinnassaan nykyistä enemmän kaupallisiin ja juridisiin kysymyksiin sekä osaamisen kehittämiseen.
Marjukka Saarijärvi
Neuvotteleva virkamies
Valtiovarainministeriön JulkICT-toiminto, KuntaIT
Lisätietoja kilpailutusjärjestelmän kehittämisestä:
- Toimitusjohtaja, projektin ohjausryhmän puheenjohtaja Raili Hilakari, KL-Kuntahankinnat Oy
- Hankkeen projektipäällikkö Tapio Koivisto, KL-Kuntahankinnat Oy
- etunimi.sukunimi@kuntahankinnat.fi