Valtuuston kokousten lähtökohtana julkisuus
Kunnanvaltuuston kokoukset ovat kuntalain 57 §:n mukaan lähtökohtaisesti julkisia. Valtuustoa koskevissa tiedusteluissa on yleensä toistunut kysymys, onko valtuustolla mahdollisuutta puuttua kokouksen tallentamiseen tai jopa kieltää se. Asiasta on olemassa korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisu (KHO 1979 II 157). Siinä todettiin, että ortodoksisen kirkkokunnan seurakunnanvaltuusto oli ylittänyt toimivaltansa päättäessään työjärjestyksen muutoksessa kieltää valtuuston kokouksessa käytävän keskustelun tallentamisen ääninauhalle ilman lupaa. Näin ollen voidaan todeta, että valtuustolla ei ole lähtökohtaisesti oikeutta kieltää kokouksen tallentamista tai kuvaamista.
Tallentaminen ei kuitenkaan saa häiritä kokouksen kulkua. Jos häiriöitä ilmenee, tulee valtuuston puheenjohtajan puuttua asiaan. Tallentamisesta on kuitenkin asiallista ilmoittaa kokouksen alussa, esim. valtuuston puheenjohtajan toimesta.
Muiden toimielinten kokousten luottamuksellisuus
Muiden toimielinten kokoukset ovat kunnassa lähtökohtaisesti suljettuja. Suljetun kokouksen keskustelut ovat aina luottamuksellisia. Hyvän hallintokäytännön mukaista ei ole paljastaa ulkopuolisille suljetussa kokouksessa käytyjä keskusteluja. Suljetussa kokouksessa käytyjen keskustelujen paljastaminen sivullisille voidaan katsoa rikkovan luottamushenkilön kuntalain 32 §:n mukaista käyttäytymisvelvollisuutta.
Suljetun kokouksen kyseessä ollessa arvioitavaksi tulee, onko niitä mahdollista tallentaa. Lähtökohtaisesti laki ei kiellä suljetun kokouksen tallentamista. Asiaa on hieman sivuttu korkeimman oikeuden päätöksessä (KKO 1981 II 182), jossa henkilö oli äänittänyt omassa asunnossaan siellä läsnä olleiden suostumuksetta ja heidän tietämättään keskustelun, jossa hän oli itse mukana. Äänittämistä arvioitiin lähinnä rikosoikeudelliselta kannalta, salakuuntelun näkökulmasta. Tapauksesta on kuitenkin todettavissa, että sellaisen keskustelun, jossa on itse osallistujana, saa lähtökohtaisesti nauhoittaa. Näin ollen jos tallentaminen on mahdollista, nousee esiin kysymys siitä, mihin tallennetta ylipäänsä voi käyttää. Tämä korostuu erityisesti suljettujen kokousten keskustelujen osalta.
Tallenteen käyttö sallittua - mutta vain yksityisiin tarkoituksiin
Mikäli kokous tallennetaan, tulee huomioida, että kysymys on henkilötietojen keräämisestä, josta säännellään henkilötietolaissa (532/1999). Henkilötietolain soveltamisalaa on kuitenkin rajattu niin, ettei lakia sovelleta sellaisten henkilötietojen käsittelyyn, jota luonnollinen henkilö suorittaa yksinomaan henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiinsa. Tallenteita ei näin ollen ilman erillistä suostumusta voi käyttää muihin kuin yksityisiin tarkoituksiin. Tallennetta ei siis tule antaa kokouksen ulkopuolisten henkilöiden kuunneltavaksi.
Joissain tilanteissa tallenteesta saattaa muodostua myös henkilötietolain tarkoittama henkilörekisteri, johon liittyy mm. rekisteriselosteen laadintavelvoite.
Vaitiolovelvollisuus
Lisäksi on syytä huomioida, että viranhaltijoilla ja luottamushenkilöillä on salassa pidettävistä tiedoista vaitiolovelvollisuus. Mikäli kokousnauhoite sisältäisi luottamuksellisia tai salassa pidettäviä tietoja, tallenteen antamisesta sivullisen kuunneltavaksi saattaisi seurata syyte tahallisesta tai tuottamuksellisesta virkasalaisuuden rikkomisesta.