Usein tietyt yritykset lähestyvät puhelimitse kunnan yksittäistä työntekijää, jolla ei välttämättä ole edes oikeutta tehdä tilauksia kunnan puolesta. Työntekijän puheita tulkitaan yrityksen toimesta tarkoituksellisesti ja virheellisesti niin, että sopimuksen väitetään syntyneen heti ensimmäisen yhteydenoton aikana.
Kuntaliitto suosittelee, että kuntien työntekijöitä ohjeistetaan niin, että puhelimitse ei tehdä tilauksia. Puhelimessa voidaan pyytää yritystä toimittamaan kuntaan tilauksia hoitavalle henkilölle asianmukaisesti laadittu tarjous, josta ilmenee selkeästi tarjouksen sisältö eli tavara tai palvelu, sen laatu, määrä sekä hinnoitteluperuste ja kokonaishinta.
Kunnassa voidaan myös järjestää tilausten tekeminen keskitetysti niin, että vain tietyllä henkilöllä on oikeus tehdä tilauksia. Nykytekniikka mahdollistaa myös sen, että puhelinkeskustelu nauhoitetaan. Keskustelun nauhoittaminen todetaan puhelimessa yrityksen edustajalle.
Erehdyttämisellä aikaansaatu sopimus ei sido kuntaa. Kuntaliitto kehottaa kuntia reklamoimaan kirjallisesti tai muutoin todistettavasti asiasta mahdollisimman nopeasti, mieluiten jo ennen laskun saapumista. Tällaisen erehdyttämisen perusteella kuntaan toimitettua laskua ei tarvitse maksaa, vaikka yritys uhkaisi perintätoimilla.
Mahdollisesti toimitetut tavarat on palautettava yritykselle. Mikäli edellä mainitun kaltaisia yhteydenottoja tulee kuntaan, niin kunnan on syytä tiedottaa kunnan sisällä asiasta mahdollisimman pian tarpeellisessa laajuudessa ja tarpeellisista toimenpiteistä kunnan edun ja oikeuden valvomiseksi.
Usein kannattaa olla yhteydessä myös poliisiin, sillä samasta yrityksestä on saatettu tehdä poliisille useampiakin ilmoituksia.