Kunta voi järjestää palvelun itse, mutta se voi myös järjestää palvelun hankkimalla sen nuorten palveluita tuottavalta yhteisöltä. Niin ikään kunnat voivat järjestää etsivää nuorisotyötä yhdessä. Etsivä nuorisotyö perustuu nuorisolain (72/2006) 7 b, 7c ja 7 d §:in, jotka tulivat voimaan 1.1.2011.
Etsivässä nuorisotyössä käsitellään tuen tarpeessa olevan nuoren henkilötietoja ja tiedot muodostavat asiakasrekisterin. Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan yleislakina henkilötietolain (523/1999) säännöksiä. Vaikka kunta hankkisi palvelun toimeksiantosopimuksen perusteella nuorten palveluita tuottavalta yhteisöltä, säilyy kunta tässäkin tapauksessa rekisterinpitäjänä. Toimeksiantosopimuksessa on siksi määriteltävä henkilötietojen käsittelystä aiheutuvat tehtävät ja vastuut.
Yhteys- ja yksilöintitietoja ovat nuoren nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite sekä tarvittaessa syntymäaika tai henkilötunnus taikka muu tieto, jonka perusteella nuori voidaan yksilöidä ja häneen on mahdollista saada yhteys. Jos etsivässä nuorisotyössä tarvitaan muualta saatavia tietoja, voidaan niitä hankkia vain nuoren suostumuksella. Mitään tietoja ei kuitenkaan pitäisi välittää suojaamattomassa muodossa, kuten sähköpostitse. Käsiteltävien henkilötietojen tulee olla etsivän nuorisotyön tehtävien hoitamisen kannalta arvioiden tarpeellisia ja virheettömiä, kuten henkilötietolain 9 §:ssä säädetään. Niin ikään tietoja voidaan käyttää vain etsivän nuorisotyön tarpeisiin ja tiedot on suojattava ulkopuolisilta. Tiedot on hävitettävä, kun niitä ei enää tarvita, eli kun nuori on kiinnittynyt tarvitsemiinsa palveluihin tai hän täyttää 29 vuotta. Tiedot on hävitettävä myös silloin, kun nuori ilmoittaa, ettei hän halua etsivän nuorisotyön kaltaista apua ja palvelun tarve on arvioitu.
Jos kunta järjestää etsivää nuorisotyötä, nuori voi itse hakeutua etsivän nuorisotyön piiriin, mutta apua voivat nuoren puolesta hakea myös nuoren läheiset. Tämän lisäksi nuorisolain 7 c §:ssä on mainittu viranomaiset, joilla on salassapitosäännösten estämättä velvollisuus luovuttaa nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot etsivää nuorisotyötä varten:
1) opetuksen järjestäjän on luovutettava tiedot perusopetuksen päättäneestä nuoresta, joka ei ole sijoittunut perusopetuksen jälkeisiin opintoihin;
2) koulutuksen järjestäjän on luovutettava tiedot alle 25-vuotiaasta nuoresta, joka keskeyttää opinnot ammatillisessa koulutuksessa tai lukiokoulutuksessa;
3) puolustusvoimien ja siviilipalveluskeskuksen on luovutettava tiedot alle 25-vuotiaasta nuoresta, joka vapautetaan varusmies- tai siviilipalveluksesta palveluskelpoisuuden puuttumisen takia tai joka keskeyttää palveluksen.
Yllä mainitut tahot voivat kuitenkin jättää tiedot antamatta, jos arvioidaan, ettei nuori kokonaisuus huomioon ottaen ole ko. palveluiden tarpeessa. Toisaalta myös muu kuin yllä mainittu viranomainen voi salassapitosäännösten estämättä luovuttaa nuoren kotikunnalle etsivää nuorisotyötä varten yksilöinti- ja yhteystiedot, jos viranomainen arvioi nuoren olevan tällaisen tuen tarpeessa. Tietojen luovuttajan on etukäteen ilmoitettava nuorelle ja alaikäisen nuoren huoltajalle, että tiedot voidaan luovuttaa etsivää nuorisotyötä varten. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta sellaisesta nuoresta, josta on lastensuojelulain (417/2007) 25 §:n mukaan tehtävä ilmoitus kunnan sosiaalitoimesta vastaavalle toimielimelle.
Nuoren tietojen luovuttaminen voi tapahtua myös yli kuntarajojen esim. silloin, kun nuori käy koulua muualla kuin omassa kotikunnassaan. Tällöin opetuksen järjestäjä lähettää tarveharkintansa perusteella tiedot tuen tarpeessa olevasta nuoresta hänen kotikuntaansa. Kunnan on syytä ohjeistaa henkilöstöään etsivään nuorisotyöhön liittyvistä käytännöistä mm., kuinka toimitaan silloin, kun kunta ei itse järjestä etsivää nuorisotyötä, mutta nuoren kotikunta järjestää. Jos taas etsivää nuorisotyötä ei järjestetä nuoren kotikunnassa, on kyseenalaista, voidaanko po. tietoja edes kerätä etsivää nuorisotyötä varten, koska lain mukaan tietoja luovutetaan etsivää nuorisotyötä varten, jolloin henkilötietolain 6 ja 7 §:n tarkoittama käyttötarkoitussidonnaisuus puuttuu.
Nuorisolain 7 b §:n nojalla on nimettävä viranhaltija tai työntekijä, joka toimeenpanosta vastaa. Jotta tietojen luovuttaminen tapahtuisi mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti myös yli kuntarajojen, on syytä laittaa maininta toimeenpanevasta tahosta esimerkiksi kunnan internetsivuille.
Etsivässä nuorisotyössä syntyneitä tietoja voi olla aiheellista luovuttaa edelleen sille palveluntarjoajalle, jonka luo nuori ohjataan. Näitä tietoja on mahdollista luovuttaa vain nuoren tai hänen huoltajansa nimenomaisella suostumuksella. Luovutetut tiedot ja tietojen vastaanottaja kirjataan etsivän nuorisotyön viranhaltijan toimesta.
Opetus- ja kulttuuriministeriö ja Tietosuojavaltuutetun toimisto ovat yhteistyössä tehneet ohjeen henkilötietojen käsittelystä etsivässä nuorisotyössä.
Lisätietoja:
lakimies Erika Leinonen, puh. 09 771 2038, 050 562 8775
erityisasiantuntija Kari Sjöholm, puh. 09 771 2054, 0500 750 721