Tietotekniikka on keskeisessä roolissa kunnallisten palveluprosessien kehittämisessä ja tehostamisessa. Erilaiset järjestelmät ja hajallaan oleva tietohallinto vaikeuttavat kuntien välistä yhteistyötä palveluiden osalta sekä aiheuttavat päällekkäisiä työtä ja ylimääräisiä kustannuksia.
Pohjois-Karjalan kunnat ovat yhtenäistäneet maakunnan tietohallinnon. Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy (PTTK) vastaa kuntien tietohallinnon ja tietoteknisten palveluiden kehittämisestä ja toteuttamisesta. Yhtiön osakkaita ovat kaikki Pohjois-Karjalan 14 kuntaa ja koulutuskuntayhtymä, maakuntaliitto sekä sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä. Kuntien tietotekniikan ammattilaiset siirtyivät yhtiön palvelukseen 2009.
Tietoteknisen yhteistyön tiivistämisen taustalla vaikuttivat kuntien palvelutuotantoon ja rakenteisiin kohdistuvat paineet esimerkiksi ikääntyminen, kunta- ja palvelurakenneuudistus ja Paras-puitelaki sekä tieto- ja viestintätekniikan hyödyntämisen lisääntyminen kunnissa. Oman toiminnan kehittämisen lisäksi uudet valtakunnalliset määräykset esimerkiksi terveydenhuollon puolella edellyttävät vanhojen tietojärjestelmien muuttamista tai kokonaan uusia hankintoja.
Tietotekniikan yhtenäistämisen edut
Tietotekniikan yhtenäistäminen tehostaa ja parantaa kuntien toimintaa. Tietojen vaihto ja palveluiden järjestäminen yhdessä helpottuvat ja eri järjestelmien väliset raja-aidat ja integraatiotarpeet vähenevät. Yhteiset laitehankinnat ja lisenssit sekä päällekkäisyyksien karsinta ylläpito- ja tukitöistä tuovat säästöjä. Henkilöstön keskittäminen yhteiseen organisaatioon mahdollistaa erikoistumisen ja ammattitaidon lisäämisen.
Aiemmin maakunnassa oli käytössä noin 750 eri ohjelmistoa, joista arviolta puolet oli päällekkäisiä. Nyt yhteisiä järjestelmiä on muun muassa oppilashallinnossa, sosiaalitoimessa, kirjastopalveluissa, henkilöstö- ja taloushallinnossa, potilastiedoissa ja videoneuvottelujärjestelmässä. Tyypillinen yhteisesti toteutettava järjestelmä on sähköisen asioinnin alustaratkaisu. Sen avulla voidaan luoda uusia sähköisiä palveluita, jotka säästävät työaikaa ja postikuluja sekä nopeuttavat prosessien läpivientiä. Esimerkiksi sähköisten päivähoitohakemusten sähköistämisen myötä niiden käsittelyyn liittyvä työmäärä voi puoliintua verrattuna paperisiin hakemuksiin.
Palveluiden tehostamisen ja järjestämisen osalta erityisen huomion kohteena on sosiaali- ja terveydenhuollon sektori, joka on kustannuksiltaan kuntien suurin toimialue. Asiakastietojen ja tietojärjestelmien yhteensopivuus sekä riittävät tiedonsiirtorajapinnat eri järjestelmien välillä helpottavat asiakkaille tarjottavien kokonaispalvelujen tarjoamista. Potilasturvallisuus kasvaa ja hoito nopeutuu, kun ajan tasalla olevat sähköiset tiedot ovat saatavilla paikkakunnasta ja yksiköstä riippumatta.
Alkuvaiheessa tietojärjestelmiä yhtenäistämisestä syntyy myös kustannuksia yhteisten sovellusten hankinnasta ja vanhojen tietojen siirrosta yhteisiin järjestelmiin. Nämä ovat kuitenkin kannattavia investointeja, koska ne parantavat jatkossa kustannustehokkuutta tietotekniikan toteuttamisen ja palvelujen järjestämisen osalta.
Yhteistyötä tehty pitkään
Pohjois-Karjalassa käynnistettiin maakuntaverkon selvitystyö jo 1990-luvun lopulla. Lisäksi tietoteknistä yhteistyötä on tehty vuosia yksittäisten kuntien ja kuntayhtymien kesken. Vuonna 2005 käynnistettiin PTTK yhteiseksi tietoliikenteen ja tietotekniikan toimijaksi. Siirtyminen yhteiseen tietohallintoon on tehty vaiheittain kunta ja toiminto kerrallaan. Maakunnallinen tietohallintostrategia hyväksyttiin 2007 ja strategian päivitys on tällä hetkellä valmisteilla.