Ammattiosaamisen näyttöjen suunnittelua ja toteuttamista varten koulutuksen järjestäjän tulee asettaa toimielin tai useampia toimielimiä. Koulutuksen järjestäjä päättää tarkemmin toimielimen muista tehtävistä, toimintatavoista ja päätöksenteosta sekä toimielimen jäsenille maksettavista palkkioista (L 601/2005 § 25a). Vantaan kaupunki on päättänyt toteuttaa asian seuraavasti:
Vantaan kaupungin opetuslautakunta on perustanut yhden toimielimen näyttöjä varten. Jäseniä toimielimessä on kahdeksan: neljä työnantajan ja kaksi koulutuksen järjestäjän (johtokunnan varapuheenjohtaja ja opetustoimen johtaja) edustajaa sekä yksi opettajien ja yksi opiskelijoiden edustaja. Kaikilla jäsenillä on henkilökohtaiset varajäsenet.
Lisäksi Vantaan ammattiopisto Varian johtokunta on nimennyt 13 neuvottelukuntaa, joiden tärkein tehtävä on näyttösuunnittelussa avustaminen. Asiat esittelee opetusalajohtaja tai jos asia koskee useampaa kuin yhtä opetusalaa, oppilaitoksen rehtori.
Ammattiosaamisen näyttöjen toiminta on edennyt siten, että toimielimen jäsenille on pidetty perehdyttämistilaisuus. Ensimmäinen kokous oli maaliskuussa 2006. Haasteeksi ammattiosaamisen näyttöjen hallinnoinnissa koetaan se, miten toimielimen asiat valmistellaan ja miten työtä ohjataan.