Luottamushenkilöt ovat toimintatavan onnistuneen toteuttamisen kannalta ratkaisevassa osassa. Kun kunnan palvelujärjestelmää lähdetään toteuttamaan tilaaja–tuottaja- toimintatavalla, olennaista on poliittisten päättäjien kyky ja tahto sitoutua uuteen toimintatapaan. Kunnallispoliitikkojen tulisi pystyä omaksumaan toimintatavassa uudenlainen rooli. Toimintatavassa poliitikot eivät enää voi päättää kaikista toiminnan yksityiskohdista, vaan he keskittyvät tilattavien palveluiden määrittelemiseen ja rahoittamiseen. Perinteisessä palvelutuotantojärjestelmässä luottamushenkilöt voivat esimerkiksi nimittää ihmisiä virkoihin ja toimiin, mutta tilaaja–tuottaja -toimintatavassa palvelutuotannon saattaakin hoitaa kunnan ulkopuolinen palvelun-tuottaja, jolloin tätä mahdollisuutta ei ole.
Tilaajana luottamushenkilö pääsee konkreettisesti määrittelemään, mitä palveluita ja missä muodossa kuntalaisille järjestetään. Perustaltaan siirtyminen tilaaja–tuottaja-toimintatapaan on budjetointijärjestelmän muutos ja se edellyttää uutta ajattelua valtuutetuilta. Enää ei budjetoida määrärahoja toimintayksiköille ja tuotantopanoksiin, vaan kuntalaisten palveluihin. Tilaaminen antaa mahdollisuuden ohjata palveluiden tuotantoa täsmällisesti.
Perinteinen budjettiohjaus on perustunut karkeaan resurssiohjaukseen, jossa kulloisetkin kunnan organisaation toimijat ja palvelutuotannon rakenteet ovat pyrkineet säilyttämään asemansa ja kasvattamaan omaa osuuttaan budjetista. Juuri tämä ero entiseen on yksi syy siihen, miksi ammattiryhmät usein vastustavat uutta toimintatapaa.
Toimintatapa vaatii luottamushenkilöltä paljon. Tilaajana hänen tulisi tuntea markkinat, substanssi ja asiakkaiden tarpeet. Lisäksi tilaajalla tulisi olla riittävä tilaamisosaaminen. Tilaajana luottamushenkilö toimii omistajan eli kunnan edustajana. Hänen tulisi pystyä katsomaan kokonaisuutta ja varmistamaan, että tilaukset ovat strategisten tavoitteiden mukaisia.
Vaarana roolien muuttumisessa on se, että päättäjät unohtavat palveluiden tuottamisen perimmäisen tarkoituksen, eli kuntalaisten hyvinvoinnista huolehtimisen, ja yrittävät toteuttaa palvelut karsitulla laadulla ja minimimäärällä perustellen tätä säästöjen välttämättömyydellä. Tällaisessa tilanteessa palvelutuotannon määrittelijöiksi nousevat ainoastaan määrälliset kriteerit.
Lopullinen vastuu palveluiden järjestämisestä ja palvelun laadusta on tilaajalla, eikä tämä vastuu lopu sopimuksen synnyttyä. Kynnystä puuttua mahdollisiin epäkohtiin ei pidä asettaa liian korkealle. Ongelmiin pitää voida puuttua ajoissa, kuitenkin tuottajan itsenäisyyttä kunnioittaen. Tilaajaorganisaation on muistettava, että kunnan toiminta on valintojen tekemistä poliittiselta arvoperustalta, ei liikeyrityksen johtamista.
Ruotsin kokemusten mukaan tilaaja–tuottaja-mallia on myös jatkuvasti ”hoivattava”, koska organisaation vaihtuvuus ainakin poliittisten päättäjien osalta on suuri. Päättäjiä ja uutta henkilökuntaa on perehdytettävä ja sitoutettava malliin ja toimintatapoihin. Tähän tarvitaan erityinen perehdyttämisohjelma. On myös tärkeää, että asiakkaat eli kuntalaiset perehdytetään uuteen hallintomalliin ja sen toimintaan. Kuntalaisten on tiedettävä uuden mallin ”sisäänkäynnit” kunnan hallintoon ja tunnettava tilaajan ja tuottajan vastuutahot eri palveluissa.