Arkistonmuodostuksen hallinnan välineitä ovat ensisijaisesti arkistotoimen organisoinnin ja järjestämisen ohella lait ja asetukset sekä niiden perusteella annetut määräykset ja ohjeet. Näistä esimerkkinä ovat arkistolaki, julkisuuslaki, henkilötietolaki, hallintolaki, sähköinen asiointilaki ja useat tehtäväkohtaiset säädökset.
Lisäksi tarvitaan arkistonmuodostaja kohtaisia asiakirjahallinnon toimintaohjeita, joiden laadinnassa on yllä mainitut lait, asetukset ja määräykset otettava huomioon. Asiakirjahallinnon toimintaohje koostuu yleensä organisaaatiota koskevista yleis- ja erillisohjeista. Osa ohjeista on koko kunnan yhteisiä (yleisohjeet) ja osa koskee vain tiettyjä toimintoja tai toimintayksikköä (erillisohjeet). Ohjeen sisältöä ja rakennetta on ohjattu arkistolaitoksen kunnallisen arkistotoimen oppaassa.
Keskeisin näistä toimintaa koskevista ohjeista on arkistonmuodostussuunnitelma (AMS). Arkistonmuodostussuunnitelman tehtävänä on ohjata arkistonmuodostajan asiakirjatietojen käsittelyä, säilyttämistä ja arkistointia. Arkistolain tavoitteen mukaisesti (8§) asiakirjatietojen käsittely suunnitellaan kokonaisuudessaan asiankäsittelyn ja siihen liittyvien asiakirjatietojen vaiheet huomioiden. Ohjeita arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseksi annetaan arkistolaitoksen AMS-oppaassa ja sen eAMS-osiossa.
Kunnallisilla organisaatioilla käytössä olevat erilliset hallintodiaarit, asiakäsittelyjärjestelmien rekisteriosat, toimiala- ja tehtäväkohtaiset tietojärjestelmät tai erityisrekisterekisterit sekä dokumenttienhallintajärjestelmät ovat myös osa arkistonmuodostusta. Nämä erilaiset tiedonhallintajärjestelmät sisältävät yleensä asiakirjallisen tiedon rekisteriosan ja asiakirjat, joten niiden sisältämien tietojen käyttö ja käsittely on suunniteltava ja tiedot merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan.