Vertaispäivään osallistuvien sopiva määrä on 10-15 ammattilaista 2-3 työyhteisöstä. Vertaispäivällä on nimetty vetäjä, joka huolehtii päivän suunnittelusta, kutsukirjeen ja ohjeiden laatimisesta sekä päivän etenemisestä suunnitelman mukaan. Vetäjä voi myös auttaa työstämään työyhteisöjen raportit hyödynnettäväksi työpaikoilla. Vertaispäivän toimintamalliin, kuten vertaiskäyntiinkin, sisältyvät ainakin seuraavat vaiheet
1) Etukäteisvalmistautuminen
Kukin osallistuja /työyhteisö valmistautuu päivään laatimalla lyhyen esittelyn työyhteisönsä toiminnasta, kokoamalla mahdollista vertaispäivän teemaan liittyvää aineistoa ja miettimällä vastauksia tarkentaviin kysymyksiin, joihin vertaispäivän aikana etsitään ratkaisuja ja hyviä käytäntöjä. Päivän vetäjä voi koota teemat ja kysymykset yhteistyössä tulevien osallistujien kanssa.
2) Päivän käynnistäminen
On tarpeen, että päivän vetäjä käy aluksi läpi ohjelman aikatauluineen, kirkastaa tavoitteen sekä perustelee vertaismenetelmän käytön. Kukin työyhteisö käyttää alkupuheenvuoron tukeutuen osapuolille etukäteen lähetettyyn informaatioon omasta työyhteisöstä.
3) Teemat ja kysymykset
Kukin osallistuja voi arvioida omaa toimintaansa ja käytäntöjään etukäteen sovittujen teemojen tai konkreettisten kysymysten pohjalta. Kysymykset muodostavat samalla päivän rungon ja pohjan raportoinnille. Vertailuja tukevat esimerkiksi prosessikuvakset tai johonkin teemaan liittyvä muu kirjallinen aineisto.
4) Arviointi ja palaute
Päivän aikana otetaan kantaa muiden tapaan toimia ja arvioidaan samalla omia toimintatapoja. Erilaisia käytäntöjä punnitaan eri näkökulmista ja kehittämisideat kirjataan ainakin alustavasti jo päivän aikana. Päivän antia arvioidaan yhdessä.
5) Raportointi
Käydyt keskustelut ja pohdinnat raportoidaan myöhemmin. Raportin laatimisesta sovitaan osapuolten kesken. Erityisesti kirjataan hyviksi koetut ideat ja ratkaisut sekä toisaalta myös erilaiset näkemykset ja mielipiteet. Raportti on kaikkien osallistuneiden työyhteisöjen käytössä ja hyödynnettävissä omien tarpeiden mukaan.
Lisätietoja
Hellsten K, Outinen M, Holma T. Kehittävä vertaiskäynti – työväline laadunhallintaan. Stakes; Aiheita 31/2004
Holma Tupu, 2003. Laatua vanhustyön arkeen - suunta ja välineet kehittämistyöhön. Suomen Kuntaliitto.
Vertaismenetelmät kehittävän arvioinnin välineinä. (Toim. Riitta Seppänen-Järvelä). Stakes. FinSoc arviointiraportteja 2/2005.
Rousu Sirkka & Holma Tupu, 2004. Lastensuojelupalvelujen laadunhallinta. Suomen Kuntaliitto.