Kaikkien kunnan viranomaisten toiminnassa henkilötietojen luovut-taminen ja salassapito perustuu viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettuun lakiin (621/1999), ellei ko. seikoista ole säädetty muussa laissa. Muuhun lainsäädäntöön voi sisältyä paitsi salassapitoa, luovuttamista myös mm. tietosisältöä, tiedonsaantioikeuksia ja tietojen säilyttämistä koskevia säännöksiä.
Henkilöä koskevia tunnistettavia henkilötietoja saa tallentaa ja käsitellä vain henkilötietolaissa säädetyin edellytyksin. Käsittelyyn ei vaikuta se, ovatko tiedot julkisuuslain mukaan viranomaisessa julkisia tietoja vai eivät. Henkilötietolaki ohjaa siis merkittävästi julkistenkin henkilötietojen käsit-telyä. Tietojen salassapitoperusteista opetustoimessa on säädetty sekä koululainsäädännössä että julkisuuslaissa.
Asiakirjajulkisuuden ja tietosuojan yhteensovittaminen voi joskus käytännössä tuottaa ongelmia. Niiden ratkaisemista helpottaa, mikäli muistaa, että
- salassapidossa on yleensä kysymys asiakirjan sisällöstä (esim. terveydentilasta, liike- ja ammattisalaisuudesta). On siis olemassa jokin asiakirjan sisällöstä johtuva syy, miksi tietoa ei voida antaa ulkopuolisille. Salassapidon tarkoituksena on suojata yksityisyyttä tai yleistä etua.
- tietosuojassa on kysymys julkistenkin henkilötietojen käsittelyn edellytyksistä. Henkilötietolaki kertoo, milloin henkilötietoja voi kerätä ja muutoin käsitellä. Esimerkiksi oppilaitos voi käsitellä järjestämässään opetuksessa tarpeellisia ja virheettömiä tietoja oppilaastaan, mutta ei muita tietoja. Näin kerättyjä tietoja voivat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.