Tämän verkkosivun sisältö:
Kunnan viranomaisten toiminnan julkisuus
Perustuslain 12.2 §:n mukaan viranomaisen asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Viranomaisen asiakirjojen julkisuudesta säädetään tavallisen lain tasolla julkisuuslaissa. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta.
Mikäli asiakirja ei vielä ole julkinen, tiedonsaanti siitä on viranomaisen harkinnassa. Tiedon saamista ei tällaisistakaan asiakirjoista saa rajoittaa ilman asiallista ja laissa säädettyä perustetta, eikä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeellista.Tiedon pyytäjiä pitää kohdella tasapuolisesti.
Viranomaisen tulee toimia julkisuusmyönteisesti. Tiedonsaannin rajoittamiselle on oltava asiallinen peruste. Jos pyydettyä tietoa ei anneta, kielteinen päätös on perusteltava. Perusteluiden yhteydessä on ilmoitettava mm. ne säännökset, jotka oikeuttavat olemaan antamatta tietoa.
Julkisuusperiaatetta toteutetaan kunnallishallinnossa lähinnä
- asiakirjajulkisuudella (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta)
- tiedonsaantioikeuksilla
- kokouksen eli käsittelyn julkisuudella (kuntalain 57 §)
- tiedottamisella (kuntalain 29 §)
- vaikuttamismahdollisuuksien varaamisella (hallintolain 41 §)
Asiakirjojen julkisuutta säännellään yleislain tasolla julkisuuslaissa. Tiedon antamiseen viranomaisen asiakirjoista saattaa kuitenkin vaikuttaa myös mm. henkilötietolaki.
Julkisuuslailla pyritään edistämään viranomaisten toiminnan avoimuutta. Lain tavoitteena on myös parantaa mahdollisuuksia saada tietoja viranomaisten käsittelyssä olevista asiakirjoista. Julkisuuslaissa säädetään kuitenkin myös salassa pidettävistä asiakirjoista (24 §). Lisäksi julkisuuslaki mm. velvoittaa viranomaiset toteuttamaan hyvää tiedonhallintatapaa.
Julkisuuslaissa määritellään ne viranomaiset, joiden toiminnassa lakia sovelletaan. Kunnallisia viranomaisia, joiden toiminnassa julkisuuslakia tulee noudattaa, ovat lähinnä kunnan ja kuntayhtymien toimielimet. Myös yksittäiset viranhaltijat ja luottamushenkilöt ovat lain tarkoittamia viranomaisia niissä asioissa, joissa he käyttävät itsenäistä päätösvaltaa esimerkiksi lain tai johtosäännön nojalla. Lakia sovelletaan myös kunnan ja kuntayhtymän tilintarkastajiin.
Kunnissa toimivat johtoryhmät, työryhmät ja vastaavat apuelimet, joilla ei ole itsenäistä päätösvaltaa, eivät ole sellaisia kunnallisia viranomaisia, joiden asiakirjojen julkisuus määräytyy edellä mainittujen itsenäisten viranomaisten tapaan. Esimerkiksi kunnanhallituksen asettaman työryhmän muistio ja muut asiakirjat katsotaan kunnanhallituksen, eikä työryhmän asiakirjoiksi.
Kunnan yhtiöt jäävät lain soveltamisalan ulkopuolelle. Sen sijaan kunnalliset liikelaitokset ovat osa kunnallista viranomaisorganisaatiota ja niiden asiakirjoihin sovelletaan näin ollen julkisuuslakia.
Asiakirjan käsite on kattava ja sisältää perinteiset ja sähköiset asiakirjat sekä myös muut teknisillä apuvälineillä luettavat viestit, jotka on tallennettu tietylle alustalle (mm. cd- ja dvd-levyt, muistitikut, mikrofilmit ja muut vastaavat tallenteet). Myös esimerkiksi sähköpostiviesti voi olla luonteeltaan laissa tarkoitettu viranomaisen asiakirja. Asiallisesti julkisuuslain välineneutraali asiakirjan käsite vastaa perustuslaissa käytettyä ilmausta ”asiakirjat ja muut tallenteet”.
Julkisuuslakia sovelletaan vain viranomaisen asiakirjoihin. Viranomaisen asiakirjana pidetään viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen on laatinut tai joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten.
Viranomaisen asiakirjaksi katsotaan myös kunnan ostopalveluiden ja toimeksiantosuhteiden yhteydessä laaditut asiakirjat; myös silloin, kun ne eivät ole fyysisesti viranomaisen hallussa. Esimerkiksi kunnalta toimeksiannon saaneen yksityisen konsultin laatimat selvitykset ovat kunnan asiakirjoja.
Laissa säädetään erikseen myös asiakirjoista, jotka eivät ole viranomaisen asiakirjoja. Esimerkiksi viranhaltijan, tilintarkastajan tai kunnalta toimeksiannon saaneen yksityisen konsultin luonnokset, valmistelijan omat muistiinpanot ja erilaiset valmisteluun liittyvät neuvottelumuistiot eivät lähtökohtaisesti ole viranomaisen asiakirjoja, vaan jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle.
Julkisuuslaissa säädetään erikseen
viranomaisen laatiman ja viranomaiselle toimitetun asiakirjan julkiseksitulosta. Viranomaisen laatimana asiakirjana pidetään viranomaisen palveluksessa olevien henkilöiden laatimien asiakirjojen lisäksi viranomaisen toimeksiannosta laadittuja asiakirjoja.
Viranomaisen laatiman asiakirjan julkiseksi tulosta säädetään julkisuuslain 6 §:ssä. Muun muassa diaarin merkintä on julkinen, kun se on tehty. Viranomaisen esitys, ehdotus ja aloite on julkinen, kun se on allekirjoitettu. Toimielimen pöytäkirja on julkinen, kun se on allekirjoitettu ja tarkastettu.
Viranomaiselle asian käsittelyä varten toimitetut asiakirjat tulevat julkisiksi julkisuuslain 7 §:n mukaisesti. Pääsääntö on, että viranomaiselle toimitettu asiakirja tulee julkiseksi, kun viranomainen on sen saanut.
Viranomaiselle toimitetut hankinta-, urakka- ja muut vastaavat tarjousasiakirjat sekä viranomaisen laatimat edullisuusvertailulaskelmat ym. tulevat kuitenkin julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty. Lain soveltaminen julkisuusmyönteisesti edellyttää, että tarjousasiakirjoista annetaan tietoja, kun asiasta on päätetty. Tarjouspyynnöt tulevat julkisiksi, kun pyyntö on allekirjoitettu. Allekirjoituksen jälkeen julkinen tieto on myös, keneltä tarjouksia on pyydetty. Ks.
hankintamenettelyn julkisuus -sivulla.
Julkisuuslain soveltamisalan piiriin kuuluvasta asiakirjasta tulee, lain mukaan salassa pidettäviä tietoja lukuun ottamatta, julkinen viimeistään, kun asian käsittely viranomaisessa on päättynyt.
Tiedon antaminen asiakirjasta, joka ei vielä ole tullut julkiseksi, on julkisuuslain 9.2 §:n mukaisesti viranomaisen harkinnassa. Viranomainen on julkisuuslain mukaisia päätöksiä tehdessään ja muutoinkin tehtäviään hoitaessaan velvollinen huolehtimaan siitä, että tietojen saamista viranomaisen toiminnasta ei rajoiteta ilman asiallista ja laissa säädettyä perustetta, eikä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeellista. Tiedon pyytäjiä tulee kohdella tasapuolisesti.
Julkisuuslaissa käytetty salassapidon käsite sisältää asiakirjasalaisuuden, vaitiolovelvollisuuden ja salassa pidettävien tietojen hyväksikäyttökiellon. Laissa tarkemmin määritellyt viranomaiset tai sen lukuun toimivat henkilöt eivät saa paljastaa salassa pidettäviä tietoja sivullisille, ts. kenellekään, jolla ei ole laissa säädettyä tiedonsaantioikeutta. Viranomaistoiminnan yhteydessä saatuja salassa pidettäviä tietoja ei saa käyttää omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi.
Keskeiset salassapitoperusteet on lueteltu julkisuuslain 24 §:ssä. Salassapitosäännöksiä sisältyy kuitenkin myös erityislainsäädäntöön. Julkisuuslaissa säädetyt asiakirjan salassapitoperusteet ovat soveltamisalaltaan yleisiä.
Kun asiakirja on säädetty salassapidettäväksi, se on salainen jokaisen viranomaisen hallussa. Salassapidosta on aina säädettävä lain tasolla. Viranomainen ei voi julistaa asiakirjaa tai sen osaa salassa pidettäväksi, vaan salassapitoon on oltava laintasoinnen peruste.
Asiakirjan salassapito on eräissä tapauksissa ehdoton, mutta useimmiten salassapito määräytyy sen mukaan, aiheutuuko tiedon antamisesta vahinkoa. Ehdottoman salassapidon piirissä ovat muun muassa asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaasta ja hänen saamastaan etuudesta ja palvelusta sekä henkilön terveydentilasta tai vammaisuudesta. Tietyissä asiakirjoissa salassapito riippuu siitä, aiheutuuko tiedon antamisesta vahinkoa. Tällaisia asiakirjoja ovat muun muassa viranomaisen tehtäväksi säädettyyn tarkastukseen tai muuhun valvontatoimeen liittyvät asiakirjat.
Julkisuuslain salassapitoperusteet ovat suhteellisen yleispiirteisiksi kirjoitettuja. Esimerkiksi laissa käytetty liikesalaisuuden käsite voi aiheuttaa vaikeuksia lakia käytännössä sovellettaessa. Pelkästään esimerkiksi kunnan tarjouskilpailuun osallistuneen yrityksen salassapitotahto tai käsitys tiedon salassa pidettävyydestä ei ratkaise sitä, miten tilannetta on julkisuuslain mukaan tulkittava. Tästä huolimatta kunta voi hankinta-asioissa jo tarjouspyyntövaiheessa edellyttää tarjoajia merkitsemään tarjousasiakirjoihinsa, mitä nämä itse katsovat julkisuuslain mukaisiksi liike- ja ammattisalaisuuksiksi. Tällä tavalla kunnan viranomaisen huomiota voidaan kiinnittää niihin kohtiin, joiden osalta salassapidon arviointi voi olla erityisen tarpeellista. Hankinta-asioihin käsittelyyn liittyvästä salassapidosta ja liikesalaisuuksista ks. tarkemmin
hankinta-asioiden julkisuus -sivulta kohta Hankinta-asioiden salassapito.
Pääsääntö on, että viranomainen voi luovuttaa salassapidettävän tiedon vain silloin, kun siihen on asianomaisen suostumus tai tiedon antamisesta on säädetty laissa. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon.
Toimielimellä ja viranhaltijoilla on oikeus saada alaistaan toimintaa koskevia salassa pidettäviä tietoja, joita se tarvitsee valvonta- ja johtovastuunsa toteuttamiseksi.
Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (
asianosainen), on julkisuuslain 11 §:n mukaan oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.
Asianosaisen, samoin kuin hänen edustajansa ja avustajansa lähtökohtaisesti laajaa tiedonsaantioikeutta on eräiltä osin kuitenkin rajoitettu. Heillä ei ole oikeutta esimerkiksi asiakirjaan, josta tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua.
Kunnanjohtajalla tai pormestarilla on oikeus käyttää puhevaltaa kunnanhallituksen puolesta sekä saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tämä tiedonsaantioikeus ulottuu julkisten tietojen lisäksi niihin tietoihin, jotka eivät vielä ole tulleet julkisiksi. Salassapitosäännökset rajoittavat kuitenkin kunnanjohtajan tai pormestarin tiedonsaantioikeutta.
Kuntalain 43 §:n mukaan luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita luottamushenkilö toimessaan pitää tarpeellisena, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Säännöksellä varmistetaan luottamushenkilön oikeus saada toimensa hoitamisessa tarpeelliset tiedot. Tietojensaantioikeus on julkisuuslaissa jokaiselle säädettyä oikeutta laajempi. Luottamushenkilön tiedonsaantioikeus ei ulotu kunnan tytäryhteisöihin, koska nämä eivät ole kuntalain 43 §:ssä tarkoitettuja kunnan viranomaisia.
Valtuutetun ja kunnanhallituksen jäsenen luottamustoimen hoitaminen ei rajoitu tietylle sektorille tai tehtäväalueelle. Valtuutetuilla ja kunnanhallituksen jäsenillä on tästä syystä oikeus saada tietoja kaikilta kunnan viranomaisilta. Lautakunnan jäsenen ja muun rajatusta tehtäväalueesta vastaavan toimielimen jäsenen tietojensaantioikeus rajoittuu toimielimen alaiseen hallintoon ja toimielimen käsiteltäväksi kuuluviin asioihin.
Luottamushenkilön tietojensaantioikeus ulottuu julkisten tietojen lisäksi niihin tietoihin, jotka eivät vielä ole tulleet julkisiksi. Salassapitosäännökset rajoittavat kuitenkin tietojensaantioikeutta. Toimielimen jäsenenä luottamushenkilöllä on luonnollisesti oikeus niihin salassa pidettäviin tietoihin, jotka kuuluvat hänen varsinaisten tehtäviensä hoitamiseen ja joita tarvitaan esimerkiksi päätöksenteon perusteena toimielimen käsiteltävänä olevassa asiassa. Yksittäisellä toimielimen jäsenellä ei ole oikeutta saada muissa tilanteissa salassa pidettäviä tietoja.
Sanamuotonsa mukaan kuntalain luottamushenkilön tiedonsaantioikeutta koskeva 43 § ei velvoita antamaan esim. kopioita tai tietoja sähköisessä muodossa, joten nähtäväksi antaminen riittänee. Jos luottamushenkilö on pyytänyt kopioita ja ne hänelle annetaan, kopioista peritään kunnassa päätetyt maksut, paitsi jos on kunnassa päätetty esim. että luottamushenkilöiltä ei peritä kopioista maksua.
Tarkastuslautakunnalla ja tilintarkastajalla on kuntalain 74 §:n mukaan salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita tarkastuslautakunta tai tilintarkastaja pitää tarpeellisina tarkastustehtävän hoitamiseksi. Tiedonsaantioikeus on nimenomaan tarkastuslautakunnalla toimielimenä, ei siis yksittäisellä tarkastuslautakunnan jäsenellä. Kunnan tilintarkastajalla on tarkastuslautakuntaa vastaava tiedonsaantioikeus.
Valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet. Tarkastuslautakunnan on huolehdittava kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Tarkastuslautakunnan tehtäväalue on määritelty tyhjentävästi kuntalain 71 §:ssä. Tarkastuslautakunnalla on tiedonsaantioikeus nimenomaan tällä tehtäväalueellaan – näin ollen sen tehtävät asettavat rajat tiedonsaantioikeudelle.
Tarkastuslautakunnalla on kuntalain 74 §:n mukainen oikeus saada tietoja ja asiakirjoja nimenomaan kunnan viranomaisilta. Sillä ei sen sijaan ole oikeutta saada tällaisia tietoja suoraan kunnan tytäryhteisöltä, joiden hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestäminen ei sille kuulu.
Kunnan tytäryhteisön hallituksen tai sitä vastaavan toimielimen on kuntalain 70 §:n nojalla annettava kunnanhallitukselle kuntakonsernin taloudellisen aseman arvioimiseen ja sen toiminnan tuloksen laskemiseen tarvittavat tiedot. Kunnanhallituksen tiedonsaantioikeus perustuu sen asemaan kunnan konsernijohdon keskeisenä toimijana. Kuten pykälässä mainitaan, kunnanhallituksella on oikeus saada myös sellaisia tietoja, joita tarvitaan kuntakonsernin toiminnan tuloksen laskemiseen. Tämä liittyy kunnanhallituksen kuntalain 68 a §:n mukaiseen konsernitilinpäätöksen laatimisvelvollisuuteen.
Kunnanvaltuuston kokoukset ovat julkisia, jollei kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi tai jollei valtuusto muuten painavan syyn vuoksi jossakin asiassa toisin päätä. Suljettuun käsittelyyn on siis oltava painava syy, esimerkiksi kunnan edun turvaaminen hankinnassa tai yrityskaupassa.
Yleisölle on järjestettävä mahdollisuus päästä seuraamaan valtuuston julkista kokousta. Puheenjohtaja voi poikkeuksellisesti rajoittaa pääsyä kokoukseen, kun esimerkiksi kaikki halukkaat eivät mahdu kokoustilaan. Kokouksen julkisuus on turvattava pitämällä se paikassa, johon kunnan asukkaat voivat vaivattomasti saapua. Yleensä valtuuston kokouspaikka on sen istuntosali kunnanvirastossa.
Kunnan muiden toimielinten kuin valtuuston kokoukset ovat suljettuja, ellei toimielin päätä pitää kokoustaan julkisena. Julkisen kokouksen pitäminen tai jonkun asian julkinen käsittely on toimielimen harkinnassa. Julkisen kokouksen järjestämisellä on merkitystä varsinkin silloin, kun käsiteltävänä olevilla asioilla on yleistä mielenkiintoa.
Salassa pidettäviä asioita käsiteltäessä valtuuston tai muun toimielimen kokousta ei voida pitää julkisena.
Julkisen kokouksen keskustelujen nauhoittamista ei voida kieltää eikä tehdä luvanvaraiseksi. Eri asia on, jos kokouksessa käsitellään asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi tai jos valtuusto tekee muun painavan syyn johdosta päätöksen yksittäisen asian käsittelemisestä suljetuin ovin. Silloin kokous ei ole julkinen, eikä sitä myöskään saa nauhoittaa.
Suljetun kokouksen keskustelut ovat luottamuksellisia, mutta eivät automaattisesti salassapidettäviä. Kunnan luottamushenkilöt toimivat virkavastuulla. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus (julkisuuslain 22 ja 23 §, rikoslain 40 luvun 5 §) rajoittavat kokouksessa käydyistä keskusteluista kertomista siten, että sellaista tietoa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi tai josta on säädetty vaitiolovelvollisuus, ei saa paljastaa sivulliselle. Salassapidettävän tiedon paljastaminen ilman lakiin perustuvaa syytä merkitsee virkasalaisuuden rikkomista.
Hyvän hallintokäytännön mukaista ei ole paljastaa ulkopuolisille suljetussa kokouksessa käytyjä keskusteluja. Kuntalain 32.2 §:n mukaan luottamushenkilön tulee edistää kunnan ja sen asukkaiden parasta sekä toimia luottamustehtävässään arvokkaasti tehtävän edellyttämällä tavalla. Tietojen vuotamisen asiakirjaan sisältymättömistä seikoista (esim. suljetussa kokouksessa käydyistä keskusteluista) tai sellaisista tiedoista, jotka eivät vielä ole julkisia, voidaan katsoa rikkovan luottamushenkilön kuntalain 32 §:n mukaista käyttäytymisvelvollisuutta, vaikka tarkkaan ottaen kyse ei tällöin olekaan salassapidettävien tietojen paljastamisesta.
Luottamushenkilö voi niin halutessaan kertoa suljetussakin kokouksessa esittämänsä mielipiteet ja omien puheenvuorojensa sisällön ulkopuoliselle. Toimielimen muiden jäsenten käyttämien puheenvuorojen julkista selostamista tai julkaisemista ei sen sijaan voida pitää asianmukaisena.
Kunnalle on laissa asetettu velvollisuus tiedottaa toiminnastaan aktiivisesti. Tiedottamisen tavat ja laajuus jäävät kuitenkin pitkälti kunnan harkittavaksi. Tiedottamalla kunnan asioista asukkaille luodaan edellytyksiä vaikuttaa yhteisten asioiden hoitoon ja tuetaan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia. Osallistumisoikeudet, samoin kuin kokous- ja asiakirjajulkisuus tukevat kunnan tiedottamista. Henkilötietojen käsittelyn vaatimukset taas asettavat eräitä rajoituksia tiedottamiselle.
Julkisuuslaissa säädetään kunnan velvollisuudesta erilaisten katsausten laatimiseen ja eräiden asiakirjojen saatavana pitämiseen.
Kuntalain tiedottamista koskevassa 29 §:ssä korostetaan tiedottamista vireillä olevista ja valmisteltavista asioista. Kunnan asukkaille on kerrottava, miten he voivat esittää kysymyksiä ja mielipiteitä asioiden valmistelijoille ja päättäjille. Asukkailla on oikeus saada yhteys valmistelijoihin ja päättäjiin. Palautteen vastaanotosta ja käsittelystä on luonnollisesti myös huolehdittava. Säännöksellä pyritään varmistamaan vuorovaikutusta asioiden valmisteluvaiheessa.
Kunta voi harkintansa mukaan tiedottaa myös sellaisista asioista, joita koskevat asiakirjat eivät ole vielä julkisia (kuten esityslista ja pöytäkirjat liitteineen ennen pöytäkirjan allekirjoittamista ja tarkastamista). Tiedottamisintressi liittyy nimenomaan kuntalaisten ”yhteisiin”, laajaa henkilöjoukkoa koskettaviin asioihin. Sen sijaan tietyn henkilön yksityiselämän piiriin kuuluvat asiat eivät ole tiedottamisintressin kannalta yleensä merkittäviä – ja henkilötietojen käsittelyyn on joka tapauksessa oltava aina lakiin perustuva syy.
Kuntalain tiedottamista koskevassa säännöksessä korostetaan myös tiedottamista tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Asukkaille on tiedotettava siitä
- miten asioita on käsitelty,
- minkälaisia päätöksiä on tehty ja
- minkälaisia vaikutuksia niillä on asukkaiden jokapäiväiseen elämään.
Tiedottamisen laajuus ja tavat ovat kunnan harkinnassa. Nykyään kunnat käyttävät entistä enemmän internetiä tiedottamisessa. Tällöin on varmistettava, ettei kunnan verkkosivuille viedä salassa pidettävää tietoa eikä henkilötietoja henkilötietolain vastaisesti.
Kunnan verkkoviestintä on osa tiedottamista. Sitä on tarkasteltava paitsi tiedottamisvelvollisuuden ja julkisuusperiaatteen, myös yksityisyyden ja henkilötietojen suojan näkökulmasta. Lähtökohtana verkkoviestinnässä on, että henkilön yksityisyyden suoja on painavampi peruste kuin julkisuusperiaate tai kunnan tiedottamisvelvollisuus. Salassa pidettäviä tietoja tai sellaisia henkilötietoja, joiden verkkojulkaisemiseen ei ole lain mukaista perustetta, ei saa laittaa avoimeen verkkoon.
Kunnan on voitava tiedottaa esimerkiksi siitä, ketkä viranhaltijat ovat tavoitettavissa virkaansa kuuluvien tehtävien hoitamista varten ja ketkä eivät. Suoraan tehtävien hoitamiseen liittyvien tietojen julkaiseminen netissä ei useimmissa tilanteissa vaaranna lainvastaisesti yksityisyyden suojaa. Lain mukaan salassa pidettäviä tietoja ei tietenkään saa laittaa verkkoon.
Yksityiskohtaisten henkilöä koskevien tietojen käsittely kunnan verkkosivuilla ei ole tarpeen. Asian yleisluontoinen selostaminen on yleensä riittävää. Tällöin tiedottamisvelvollisuus on sovitettavissa yhteen yksityisyyden suojan vaatimusten kanssa. Tarkemmat tiedot kunnassa käsiteltävistä julkisista asioista ovat joka tapauksessa saatavissa tarvittaessa muussa muodossa, joten kunnan toiminnasta kiinnostuneet pääsevät kyllä tavalla tai toisella yksityiskohtaisemminkin perille asioista.
Esimerkiksi tieto viranhaltijan virkavapaasta tai eläkkeestä voidaan julkaista verkossa. Se on kuitenkin syytä ilmaista vapaan tai eläkkeen perustetta mainitsematta – peruste on näet usein lain mukaan salassa pidettävä tieto. Myös tiedot kunnan virkoihin valituista ovat luonteeltaan sellaisia tietoja, joissa kunnalla on selkeä tiedottamisvelvollisuus.
Kuntalain tiedottamissäännöstä täydentää yksittäisen asian vireilläolosta ilmoittamista koskeva hallintolain 41 §. Hallintolain säännös on kuntalain tiedottamissäännöstä yksityiskohtaisempi ja se koskee tietyn tyyppisiä, lähinnä asuin- ja työympäristöä koskevia asioita.
Mikäli asian ratkaisulla voi olla huomattava vaikutus muiden kuin asianosaisten elinympäristöön, työntekoon tai muihin oloihin, viranomaisen tulee varata näille henkilöille (osallisille) mahdollisuus saada tietoja asian käsittelyn lähtökohdista ja tavoitteista sekä lausua mielipiteensä asiasta.
Asioita, joiden vireilläolosta yleensä pitää ilmoittaa, ovat esimerkiksi koulun lakkauttaminen ja terveydensuojelulain mukainen sijoituslupahakemus. Vaikutusmahdollisuuksien varaamatta jättäminen voi olla menettelyvirhe, joka aiheuttaa päätöksen kumoamisen.
Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisemassa tapauksessa
KHO:6.9.2007/2254 asiakirjapyyntö kohdistui rajoittamattomaan aikaan ja kaikkiin niihin päätöksiin, jotka sisälsivät tietynlaisen asiaratkaisun. Kun otettiin huomioon tehtyjen päätösten huomattavan suuri määrä ja pyynnön kohdistuminen rajoittamattomaan aikaan sekä se, että pyydetyt tietyn asiaratkaisun sisältämät päätökset jouduttaisiin seulomaan muista päätöksistä, ei asiakirjapyyntö näissä olosuhteissa ollut KHO:n mukaan siten yksilöity, että viranomaisen voitaisiin edellyttää selvittävän asiakirjapyynnön kohde.
Tiedon pyytäjää on viranomaisessa avustettava diaarin ja muiden hakemistojen avulla yksilöimään asiakirja, josta hän haluaa tiedon. Tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei tämä ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä. Tämä tarkoittaa sitä, että julkiset tiedot on annettava henkilöllisyyttä tarkastamatta tai tietojen käyttötarkoitusta kysymättä.
Pyydettäessä saada tieto salassa pidettävästä asiakirjasta taikka viranomaisen henkilörekisteristä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on, jollei erikseen toisin säädetä, ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tarvittaessa tiedot siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää. Tämä merkitsee muun muassa sitä, että jos tietoja pyydetään kuntalain 43 §:n mukaisen luottamushenkilön tiedonsaantioikeuden nojalla asiakirjasta, joka ei vielä ole julkinen, on tarvittaessa pystyttävä selvittämään olevansa kunnan luottamushenkilö ja ilmoitettava tarvitsevansa asiakirjaa luottamustoimensa hoitamista varten.
Oikeudesta saada tieto ja muusta henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä on voimassa, mitä viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta säädetään. Viranomaisen henkilörekisteristä saa julkisuuslain 16.3 §:n mukaan antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.
Myös erityislainsäädännössä on säännöksiä, jotka vaikuttavat siihen, millä tavalla ja missä muodossa tiedon saa antaa. Esimerkiksi sosiaalihuollon asiakas asiakaslain 14.2 §:n mukaan salassa pidettävää asiakirjaa tai sen kopiota tai tulostetta siitä ei saa näyttää eikä luovuttaa sivulliselle eikä antaa sitä teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi.
Viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää yleensä se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. Toimivaltaa asiakirjan antamiseen voidaan siirtää viranhaltijalle. Tiedon asiakirjan sisällöstä antaa se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muuten kuuluu. Kunnan viranomaiselle tarkoitetun tietopyynnön voi osoittaa esim. postitse tai sähköpostitse kunnan kirjaamoon, mikäli asiakirjaa hallussaan pitävä viranomainen ei ole tiedossa. Tietopyynnön pitää tällöin olla niin yksilöity, että asia osataan kunnassa osoittaa oikeaan paikkaan.
Asiakirjapyyntö on käsiteltävä viivytyksettä, ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, asia on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta annettava viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön.
Viranomaisen asiakirjan sisällöstä annetaan tieto
- suullisesti taikka
- antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai
- antamalla siitä kopio tai tuloste.
Tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle.
Mikäli pyydettyjä tietoja ei anneta, niiden pyytäjälle on ilmoitettava kieltäytymisen syy ja annettava tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi. Samoin on tiedusteltava asian kirjallisesti vireille saattaneelta tiedon pyytäjältä, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi sekä annettava tieto käsittelyn johdosta perittävistä maksuista (Julkisuuslain 34 §:n 3 momentin mukaan tiedon antamisesta saman lain 9 ja 11 §:n nojalla kopiona tai tulosteena peritään maksu, joka vastaa tiedon antamisesta viranomaiselle aiheutuvien kustannusten määrää).
Asiakirjoja ei saa säilyttää eikä hävittää niin, että ne voivat joutua sivullisten käsiin. Jokainen, joka käsittelee salassa pidettäviä tietoja, on rangaistuksen uhalla velvollinen pitämään ne salassa. Salassa pidettäviä tietoja ei saa luvatta ilmaista sivullisille. Myös perheenjäsenet ja muut läheiset henkilöt ovat tällöin sivullisia.
Salassa pidettäviä tietoja sisältävät kokousasiakirjat on säilytettävä ja hävitettävä asianmukaisesti. Niistä ei saa muodostaa kotiarkistoja. Erityisen tärkeätä on, että kunnissa huolehditaan siitä, että tällaiset kokousasiakirjat jätetään kokouksen jälkeen kunnanvirastoon tai palautetaan myöhemmin asianmukaisesti hävitettäväksi.
Henkilötietojen ja salassa pidettävien tietojen käsittelyä on tarpeellista arvioida ja ohjeistaa kunnassa toimielinkohtaisesti. Toimielinkohtaisesti on syytä päättää mm. siitä, kenelle muita kuin salassa pidettäviä tietoja sisältävät esityslistat ja muut kokousasiakirjat lähetetään, missä ne ovat kunnassa nähtävänä ja miten menetellään, kun niitä laitetaan verkkoon.
Johtosäännöt sisältävät määräyksiä kokousmenettelystä (mm. kuntalaki 50 §, hallintosääntö). Salassa pidettäviä tietoja sisältävät esityslistat liitteineen lähetetään toimielimen jäsenille sekä niille, joilla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa. Heillä on oikeus osallistua kokouksessa myös salassa pidettävien asioiden käsittelyyn.
Salassa pidettäviä tietoja sisältäviin kokous- ja muihin asiakirjoihin on tarpeellista laittaa salassapitomerkintä ja säännös, johon salassa pito perustuu (esim. sosiaalihuollon asiakastieto, salainen julkisuuslaki 24 § 25 kohta, 22 §, 23 §, sosiaalihuollon asiakaslaki 14 §, 15 §).
Toimielinkohtaisesti on perusteltua päättää myös siitä, ketkä tiedottavat ja antavat tietoja esimerkiksi kokousasiakirjoista (esim. esittelijät).