Kuntaliitto muistuttaa, että julkisuusperiaate on myös kuntien toiminnan kulmakivi. Kunnan toiminnassa julkisuus on edellytys sille, että demokratia toimii optimaalisesti myös paikallisella tasolla.
Mikä on viranomaisen asiakirja?
Kun kunnalle esitetään pyyntö saada tieto asiakirjan sisällöstä, kunnan on ensimmäiseksi selvitettävä, koskeeko pyyntö viranomaisen asiakirjaa vai ei. Mikäli pyyntö koskee tiettyä asiakirjaa, on selvitettävä, onko kyseessä viranomaisen asiakirja. Mikäli taas pyyntö koskee viestikokoelmaa, on otettava selvää, sisältääkö kokoelma viranomaisen asiakirjoja ja/tai toisen luonteisia viestejä. Julkisuuslain 5 §:n 2 momentin mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan muun muassa viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.
Kunnan velvollisuus luovuttaa asiakirjoja koskee ainoastaan viranomaisen asiakirjoja, ei muita viestejä.
Jos asiakirja, sähköpostiviesti tai kirje on saapunut jonkin asian, esimerkiksi kantelun tai aloitteen vireillepanoa tai käsittelyä varten, kyse on viranomaisen asiakirjasta. Tällöin viesti on muuttunut julkiseksi sillä hetkellä, kun viranomainen on saanut sen, sen sisältämiä salassa pidettäviä tietoja lukuun ottamatta.
Sisäiset keskustelut, mielipiteen ilmaisut ja muut vastaavat tiedonannot, jotka eivät koske asian vireillepanoa tai vireillä olevan asian käsittelyä, ovat luonteeltaan henkilökohtaisia. Ne eivät siis ole viranomaisen asiakirjoja eikä kunnan tarvitse antaa niitä julkisuuteen.
Salassapidon arviointi tarpeen
Toinen vaihe asiakirjan pyynnön arvioinnissa on tarkistaa, sisältääkö viranomaisen asiakirja salassapidettäviä tietoja, jotka estävät asiakirjan luovuttamisen. Julkisuuslain 24 §:ssä on luettelo salassa pidettävistä asiakirjoista. Luettelo sisältää tiedonantoja muun muassa poliittisesta ja yhteiskunnallisesta toiminnasta, yksityiselämästä, vuosituloista ja kokonaisvarallisuudesta, sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaista sekä oppilaista ja oppilashuollosta.
Mikäli asiakirja sisällä salassa pidettäviä tietoja, on arvioitava, voiko tietoja antaa asiakirjan julkisesta osasta ilman että salassa pidettävä osa tulee tietoon. Mikäli tämä on mahdollista, julkinen tieto on annettava tiedon pyytäjälle. Siltä osin kuin asiakirja on salassa pidettävä tietoja ei luonnollisestikaan voi antaa siitä huolimatta, että kyseessä on viranomaisen asiakirja.
Salassa pidettävän asiakirjan luovuttamisesta esimerkiksi asianosaiselle säädetään erikseen.
Mikäli päädytään siihen, että pyydetty asiakirja on viranomaisen asiakirja, joka ei ole salassa pidettävä, kunnan tulee antaa se sitä pyytävälle.
Harkinta tärkeää
Ensisijaisesti tiedonsaantia koskeva pyyntö voidaan tehdä suullisesti. Tällöin selvitetään, mitkä tiedot voidaan antaa, ja annetaan selitys sille, miksi joitakin tietoja ei anneta (esim. koska ne eivät ole viranomaisen asiakirjoja).
Toissijaisesti asiakirjan pyytäjällä on oikeus saada kirjallinen hallintopäätös tietojen luovuttamisesta, ts. kirjallinen päätös, jossa perustellaan, miksi tiettyjä tietoja ei anneta (esim. koska ne eivät ole viranomaisen asiakirjoja). Päätökseen liitetään hallintovalitusosoitus tuomioistuimeen.
Lain lähtökohtana on, että asiakirjan pyyntö on käsiteltävä välittömästi ja viivytyksettä. Julkisuuslaissa säädetään määräajaksi kaksi viikkoa tavanomaisissa tapauksissa ja kuukausi monimutkaisemmissa tapauksissa.
Määräajoista huolimatta on tärkeää, että asiat ratkaistaan huolella ja että kunta huolehtii sekä tiedonsaantioikeuksista että salassa pidettävien tietojen suojasta. Kuntaliiton asiantuntijat vastaavat mielellään mahdollisiin asiaa koskeviin kysymyksiin.