Vahvistuskirjeellä tilintarkastaja hankkii kirjallisen vahvistuksen siitä, että johto on täyttänyt lakisääteiset velvollisuutensa, jotka koskevat tilinpäätöksen laatimista ja sitä, että tilintarkastajalle annetaan täydelliset tiedot. Kirjeen tarkoituksena ei siis ole määritellä ko. vastuita ja velvollisuuksia eikä lisätä johdon vastuuta yli lain säännösten.
Pääasiallisena tarkoituksena johdon näkökulmasta on se, että vahvistettavia asioita harkitaan entistä huolellisemmin. Toimivan johdon odotetaan tietävän riittävästi vahvistuskirjeessä mainituista asioista, tai sen odotetaan tehneen asianmukaisiksi katsomiaan tiedusteluja pystyäkseen antamaan pyydetyt kirjalliset vahvistusilmoitukset.
Tilintarkastajan tulisi käydä vahvistusilmoituksen sisältö läpi toimivan johdon kanssa keskustellen. Kirjeen sanamuodon pitäisi olla yksiselitteinen ja selkeästi ymmärrettävissä. Tarvittaessa on sanamuotoa muokattava siten, että vahvistusilmoituksen sisältö ja tarkoitus pysyy kuitenkin muuttumattomana.
Vahvistusilmoituksessa viitataan tilintarkastustoimeksiannon vahvistukseen. Toimeksiannon vahvistuksella tarkoitetaan dokumenttia, jossa määritetään tilintarkastustoimeksiannon keskeinen sisältö (tavoite ja laajuus) ja tilintarkastajan velvollisuudet sekä tilintarkastettavan kunnan kunnanhallituksen ja muiden tilivelvollisten velvollisuudet. Lisäksi mainitaan esimerkiksi toimeksiannon voimassaolosta. Toimeksiannon vahvistuksen allekirjoittavat sekä tilintarkastaja että kunnan/kuntayhtymän johto. Tämä vahvistus pyydetään vain tilintarkastus-toimeksiannon alussa, ei vuosittain.
Julkishallinnon hyvä tilintarkastustapa
JHTT-lain 6 §:n mukaan tilintarkastajan ja tilintarkastusyhteisön on noudatettava julkishallinnon hyvää tilintarkastustapaa tilintarkastustehtävää suorittaessaan. Suomessa julkishallinnon hyvää tilintarkastustapaa määrittelee JHTT-yhdistys, joka suosittelee vahvistuskirjeen pyytämistä.
Julkishallinnon hyvä tilintarkastustapa -suosituksessa todetaan, että hyvä tilintarkastustapanormisto on sekä julkishallinnossa että tilintarkastuslain tarkoittamissa yhteisöissä osin yhteneväistä. Periaatteet ovat samanlaisia muun muassa silloin, kun kyse on tilintarkastuksen toteuttamisesta. Tältä osin kansainvälinen normisto voi toimia kansallisten suositusten täydennyksenä.
JHTT-yhdistys on myös antanut/antamassa malleja vahvistuskirjeestä ja tilintarkastustoimeksiannon vahvistuksesta:
http://www.jhtt.fi
Valtion tilintarkastuslautakunta
Työ- ja elinkeinoministeriön yhteydessä toimivan valtion tilintarkastuslautakunnan (Vala) tehtävänä on vastata tilintarkastuksen yleisestä ohjauksesta, kehittämisestä ja valvonnasta (Tilintarkastuslaki 39 §). Valtion tilintarkastuslautakunta voi kehittää hyvää tilintarkastustapaa antamalla yleisohjeita, suosituksia ja lausuntoja tilintarkastajille.
Valtion tilintarkastuslautakunta (Vala) antoi vuonna 2011 kannanoton kirjallisista vahvistusilmoituksista. Kannanotossaan Vala totesi olevan hyvän tilintarkastustavan mukaista, että tilintarkastaja pyytää kirjanpitovelvollisen johtoa antamaan kansainvälisen tilintarkastusstandardin ISA 580 mukaisia kirjallisia vahvistusilmoituksia.
Vala mainitsi kannanotossaan: ”Kirjanpitoa, tilinpäätösten laatimista ja tilintarkastusta koskevien lakisäännösten yhtenä keskeisenä tavoitteena on varmistaa, että kirjanpitovelvollisen laatima tilinpäätös on soveltuvan tilinpäätösnormiston mukainen ja antaa oikeat ja riittävät tiedot (oikea ja riittävä kuva) kirjanpitovelvollisen taloudellisesta asemasta ja tuloksesta. Asiaa koskevat säännökset ovat eri laeista, mutta ne muodostavat tässä mielessä kokonaisuuden.”
”Lähtökohtana on, että sekä johto että tilintarkastajat omalta osaltaan valvovat, että heille kuuluvat tehtävät suoritetaan säännösten tarkoittamalla tavalla. Tilinpäätöksen oikeellisuuden varmistaminen on yhteinen tavoite niin toimivalle johdolle kuin tilintarkastajalle.”
Alla on linkki Valan kannanottoon 2011:
Kansainväliset tilintarkastusstandardit
Vahvistuskirjeet perustuvat kansainväliseen tilintarkastusstandardiin ISA 580 ”Kirjalliset vahvistusilmoitukset”. Standardia sovelletaan tilintarkastuksiin, jotka kohdistuvat 15.12.2009 tai sen jälkeen alkaneilta tilikausilta laadittaviin tilinpäätöksiin.
Tilintarkastajan tulee kansainvälisen tilintarkastusstandardin ISA 705 ”Riippumattoman tilintarkastajan tilintarkastuskertomukseen sisältyvän lausunnon mukauttaminen” mukaisesti jättää lausunto antamatta tilinpäätöksestä, jos
(a) tilintarkastaja tekee johtopäätöksen, että toimivan johdon rehellisyydestä on riittävästi epäilyjä niin, että kirjalliset vahvistusilmoitukset eivät ole luotettavia; tai
(b) toimiva johto ei anna standardin edellyttämiä kirjallisia vahvistusilmoituksia.
Jos tilintarkastaja ei saa vahvistusilmoituskirjettä, hän ilmoittaa siis tilintarkastuskertomuksessa ISA 580:n edellyttämällä tavalla, ettei hän voi antaa lausuntoa siitä,
- antavatko tilinpäätös ja toimintakertomus oikeat ja riittävät tiedot, ja
- ovatko toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen tiedot ristiriidattomia.